Sistema GTD paso a paso

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¿Qué tal todo? Bien chicas, cumpliendo con lo prometido, hoy os explico como funciona el sistema de organización GTD paso a paso . Lo he hecho completísimo, el post quedó un poco largo también, como una verdadera guía, espero que os guste.

La cuestión es simple, solemos almacenar toda la información en nuestra cabeza, esto incrementa nuestros niveles de estrés, ponemos todo el peso en el lado equivocado de la balanza, ya que en vez de centrar nuestra energía en las acciones, nos centramos en la memorización de las acciones, el típico estar pensando constantemente : debo hacer… Tengo que… Y así todo el día.

El GTD te ayuda a mantener tu espacio organizado, te ayuda a mantener tu mente organizada, aprendes a gestionar mejor tu tiempo, tu vida se simplifica pero es en la mente donde se aprecia los mejores resultados. Ligereza, creatividad, centro, capacidad para enfocar en nuestros objetivos. Esto es lo que nos espera.

Empezamos.

Si recordáis lo mencionado en el post anterior ¿ Qué es GTD? para que el sistema sea efectivo , debéis realizar 5 pasos que son:

  1. Recopilación
  2. Procesamiento
  3. Organización
  4. Revisión
  5. Ejecución

En el siguiente diagrama de flujo quedan perfectamente representadas los 5 pasos del sistema GTD. No os preocupéis si lo veis un poco complejo. La lógica es muy simple, sólo debes ir contestando a las preguntas que te hace el flujo. Vamos a verlo con detalle.

Sistema GTD diagrama de flujo

1Recopilación:

Aquí es donde entra en juego el “Inbox” o bandeja de entrada.

La idea es que no quede ni un sólo pensamiento en tu mente. Durante todo el día, anotarás cada tarea que surja en tu mente. Haz un donwloading. Por ello, el sistema de notas elegido debe ser lo más práctico posible, además, tu bloc de notas debe ir siempre contigo a todas partes. Si quieres puedes arrancar las hojas con tus listas y poner en la bandeja de entrada.

Para la parte Material: Te puede ser útil un cajón, una caja, una canasta o un archivador. Dentro de este espacio irán a parar todas los objetos materiales que lleguen a ti, cartas, revistas, documentos, entradas para el teatro, ficha médica. Tus listas… Absolutamente todo lo que sea organizable. Lo vas depositando por orden de llegada.

Recopilar debe ser una tarea mecánica que no implique ninguna decisión por tu parte. Vacíe tu mente y mantén tu zona de trabajo limpia : )

 

2Procesamiento:

El objectivo del “Procesamiento” es únicamente vaciar las cajas de entrada:

Tu bandeja fija material/Tu bloque de notas/Tu caja de entrada de emails.

Hasta aquí todavía no tienes que realizar ninguna acción, sólo determinar cual es el siguiente paso y mover tus tareas a las carpetas correspondientes.

Una cosa cada vez…Elige el primer ítem que aparece encima de la pila de papeles de tu caja de entrada. Y haz la primera pregunta del flujo: ¿ Qué es eso? De que se trata, ¿Es accionable? (¿Implica una acción ?)

Método GTD paso a paso

Sólo puede haber dos respuestas, sí o no, dependiendo de esa respuesta nos moveremos de un lado u otro del flujo:

Como ves, si la respuesta es “no” tienes tres opciones:

  1. Tirarlo a la basura, por ejemplo si es una propaganda sin importancia para ti.
  2. Podemos archivarlo , si es un documento importante o una factura, etc.
  3. Guardarlo en la carpeta ” tal vez / algún día”, esta carpeta debe contener aquellas acciones de las que no queremos ocuparnos por el momento pero tampoco queremos perderlas de vista.

Si tu tarea exige una acción, te encontrarás con la siguiente pregunta del flujo : ¿La acción se puede realizar con un sólo paso?

Si la respuesta es ” no” entonces según la metodología GTD se trata de un proyecto .

Ejemplo de proyectos : Organizar una fiesta o irse de viaje. Estas acciones la enviaremos a una carpeta llamada proyecto, pero la tendremos controlada, deberemos dividirlas en acciones menores y asimilables para nosotras, para empezar, definiremos cual es la próxima acción de este proyecto, por ejemplo, ir a la agencia de viajes para preguntar precios, o encargar el pastel. La próxima tarea que hemos detectado se vuelve al flujo.

Seguimos con el flujo : si tu ítem no es un proyecto, ahora te encuentras con la pregunta principal de sistema GTD : ¿Cuál es la próxima acción?

Si la acción se puede hacer en menos de 2 minutos el método insiste en que ni lo apuntes, hazlo en ese mismo instante.

Regla de los 2 minutos del método GTD

Si la acción que tienes en manos tarda más de dos minutos, debes contestar a la siguiente pregunta: ¿Quién va a realizar la acción?

Si es una tarea a delegar a un subordinado o simplemente algo que no depende de ti, pondrás esta tarea en la carpeta “Esperar”. Si es una tarea que tiene una fecha prevista deberás apuntarlo en tu calendario o agenda. Y si es una tarea que debes hacer pero sin una fecha límite lo pondrás en la carpeta ” Próximas acciones”.

El procesamiento debe ser realizado por lo menos una vez al día, debes ser constante y disciplinada. Mejor dedicarle una zona especial. Los hábitos se adquieren a base de persistencia. Fin del segundo paso.

3Organización:

Tema carpetas, necesitaremos las siguientes:

  • Tal vez / algún día
  • Proyectos
  • En espera
  • Próximas acciones

 

Dentro de la carpeta “Próximas acciones” tendremos las carpetas contextuales:

Las carpetas contextuales son las listas de tareas según las áreas de tu vida.

Por ejemplo, las mías son:

  • Trabajo
  • Universidad
  • Blog
  • Finanzas
  • Hogar
  • Recados en la calle
  • Llamadas
  • Ordenador

La idea es sencilla, si tienes que hacer una llamada, haz todas las llamadas de la lista.

Si tienes que ir a comprar, aprovecha y compra todo lo que está en la lista calle.

Esto es trabajar por contextos. No resulta productivo pensar en las llamadas que tienes que hacer mientras compras en el supermercado o pensar en la compra mientras realizas tus llamadas.

Otro invento genial del método GTD es el sistema de las 43 carpetas:

Sistema de las 43 carpetas del método GTD

Agenda o Calendario: todos los compromisos importantes, como sus pasos previos, deben estar anotados en el calendario, anotar todas las tareas en el calendario antes de procesarlas sólo entorpecería el proceso. Anota la acción cuando realmente tengas asignada una fecha para su ejecución. Cada acción de las carpetas contextuales irán a parar más temprano o más tarde en el calendario.

Recuerda de dejar aproximadamente 2 horas libres para los imprevistos y no programar más que tres grandes tascas al día.

4Revisión:

David Allen, el autor del GTD estableció pasos bien definidos y lógicos para la revisión semanal:

  1. Recoja los papeles sueltos y ponga en la caja de entrada todo lo que se necesita procesar.
  2. Procesar la caja de entrada.
  3. Vaciar la mente, intente acordarse de cualquier cosa que haya quedado sin anotarse.
  4. Revisar las listas de acciones, tacha los ítems realizados, observa si algún ítem se está volviendo importante o urgente, en este caso asígnale un día en la agenda.
  5. Revisar la agenda pasada, volver a agendar tareas no cumplidas.
  6. Revisar la agenda futura, determine los compromisos de la semana, ajuste los tiempos para encajarlos.
  7. Revisar la lista de la carpeta “En espera.”
  8. Revisar la carpeta “Proyectos” e intenta definir cual es la próxima acción.
  9. Revisar la lista “Tal vez/ algún día”, para activar o descartar ítems .
  10. Sé creativa y valiente, piensa nuevos proyectos, crea cosas nuevas. Aquí es el momento de pensar en tu crecimiento, salir de la zona de comodidad en que nos instalamos para pensar en proyectos que nos traigan bienestar y equilibrio.

David Allen recomienda hacer la revisión una vez por semana y nos aconseja que se haga el viernes , para descansar el fin de semana y empezar el lunes con todo en regla.

5Ejecución ( hacer):

Este es el último paso: aquí no tienes que pensar nada, no tienes que decidir nada, simplemente mira tu calendario y pregúntale ¿qué tengo que hacer hoy? Él te mirará y te contestará, hoy, en este exacto momento te toca hacer esto.

No hay razón alguna para tener estrés porque estarás segura de que lo que estás haciendo es lo único que deberías estar haciendo aquí y ahora.

No debes ceder a la tentación de la pereza o la procrastinación, apenas limítate a realizar las acciones que éste sistema que has elaborado con tanto cariño lo determina.

Esto es todo por hoy (^-^ )

Esta es una manera formidable de practicar la atención plena en tus tareas. A mi me encanta trabajar con este sistema… Aunque empieces poco a poco, notarás grandes cambios.

¡Espero que este post os sea de mucha utilidad! ¡Feliz viernes!

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5 comentarios en “Sistema GTD paso a paso

  1. Qué maravilla Denise!
    Es super completo el artículo, sí que te ha salido una guía sí.
    Intentaré aplicarlo desde hoy mismo que yo siempre que inicio un GTD lo acabo dejando a medias o no lo hago bien y se me pasan cosas a hacer con fecha límite ya que las veo demasiado tarde cuando ya no me da tiempo a hacerlas (por ejemplo si las veo el día de entrega y me ocupa más de 1 día hacerlo)

    Gracias por toda la información… a ver si esta vez sí! 🙂
    Que pases un buen día,
    Zaira.

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