Organízate con eficacia ¿Qué es GTD?

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¿Qué tal? ¿Un poco liada? ¿No sería genial organizarte de modo que pudieras disponer de más tiempo? ¿y si te presento una fórmula fantástica capaz de aumentar nuestra productividad  reducir estrés, mantener nuestro espacio organizado con eficacia sin olvidar ni retrasar aquellas tareas tan importantes? En casa… En el trabajo…¿Te cuento? Hace como un año encontré un sistema así de increíble, se llama GTD.

Organízate con eficacia con el sistema GTD

En el ámbito minimalista este método está muy difundido puesto que es un sistema que te permite aligerar la mente, hacer que las cosas ocurran, tanto proyectos como ideas, ya que aprendes a utilizar tu mente para ejecutar acciones y no para memorizar acciones, de ahí empieza la diferencia. Altamente recomendable para profesionales creativos.

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Esta metodología sirve tanto para un pez gordo del mundo empresarial como para una sirenita sencilla como yo (Bromas a parte) gestionar casa, hijos, estudios y el blog tiene lo suyo…Así qué intentaré ser lo más didáctica posible para poner a vuestro alcance de manera fácil este grande método de organización. Para hacerlo más ameno lo dividiré por partes (posts).

 

Os aviso que no es una receta mágica. Pero tiene muy buenos trucos : )

Entonces vamos al grano ¿Qué es el GTD?

GTD es una metodología de administración del tiempo lanzada en 2002 por David Alen y descrita en un libro con en mismo nombre que aquí en España fue traducido como “Organízate con eficacia”.

No se trata apenas de una teoría, fue experimentado por millones de personas, es una técnica empírica analizada con todo rigor científico.

David Allen ha puesto tanto cariño y dedicación en su método, que sólo por eso ya quise probarlo : )

Según él, una de las características de las personas altamente productivas consiste en que no utilizan su mente para guardar información, ya que eso provoca una inmensa pérdida de energía y productividad, al contrario, centran la atención en la ejecución.

El método GTD tiene el poder de transformar la mentalidad de una persona de guardadora a ejecutora. Esa es la clave del proceso.

GTD en inglés significa :Getting thing Done y su traducción sería, hacer que las cosas ocurran. Ni que decir que este sistema es un antídoto poderoso contra la procrastinación.

En realidad es un sistema extremadamente simple, sólo tienes que entender su lógica.

Allen dice que el método GTD funciona por niveles, ya que cuanto más lo entiendes más profundamente entrarás en la técnica y mayores los beneficios. La lectura de su libro no tiene desperdicio.

Herramientas

Organízate fácil con el sistema GTD

Zona de trabajo GTD

GTD no es una herramienta, es una metodología y acepta el uso de diferentes herramientas, desde la más básica hasta la más avanzada.

Una vez comprendas la técnica, quedará a tu criterio como personalizarla o informatizarla. ¿Qué necesitas para empezar?

 

” Herramientas básicas del método GTD

❤ Un bloc de notas

Un bloc de notas para el GTD

El principio básico de la GTD es simplemente eso, debes vaciar tu mente y mantenerla tranquila como el agua.

El principio del GTD es vaciar la mente

Constantemente debes hacer un “download” ( descarga ) de tu cerebro transfiriendo todo su contenido a un sistema simple de anotación ( bloc de notas u otros dispositivos ). Tu libreta no debe ser muy grande ya que te acompañará siempre.

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Una bandeja de entrada: que puede ser los clásicos archivadores, un cajón, una canasta o una caja:

Inbox- caja de entrada sistema GTD

Esta bandeja de entrada ( inbox) será tu sitio donde depositar todo lo que te llegue, ya sea una carta, una revista, una factura, incluso hay gente que pone las hojas de anotaciones de su notebook, sólo pon una cosa en cima de la otras sin pensarlo, ya llegará el momento donde ocuparnos…

 

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Un calendario o agenda:

Organízate con eficacia con el sistema GTD

Dentro del sistema GTD, calendario y agenda son sinónimos. Es el último paso antes de la ejecución.

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Tres herramientas básicas entonces : Bloc de notas, caja de entrada y calendario, hasta aquí fáciles ¿no?

Muy bien, este es nuestro proceso de recopilación . Consiste en el primer paso del sistema.

La metodología del GTD se realiza en cinco fases:

  1. Recopilación (es la primera etapa y es lo que hemos visto hoy).
  2. Procesamiento
  3. Organización
  4. Revisión
  5. Ejecución

El flujo por donde estas cinco etapas ocurren es un diagrama que seguro que lo habéis visto alguna vez, más o menos así:


Parece muy complicado pero no lo es, voy a desvelar sus secretos paso a paso en el próximo post y veréis que es muy fácil.
Ya tenéis una primera idea del proceso.

Os propongo que hagáis el ejercicio de aligerar la mente apuntando vuestras tareas. ¿Que os ha parecido de momento el GTD?¿Fácil o difícil? Si tenéis dudas podéis comentar abajo que yo os contestaré encantadísima de la vida. ¿ok?

¡Hasta el próximo post! Queda mucho más por descubrir sobre el sistema GTD : ) ¡Besos!

¿Diferencia entre ordenar y organizar?

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¿Te consideras una persona ordenada? ¿Y organizada? ¿Te gustaría serlo? ¿Conoces la diferencia entre estas dos palabras?

    Veamos la diferencia:

Ordenar : Es simplemente el acto de recorrer las cosas y ponerlas en su sitio. Como mucho establecer una jerarquía.  

Organizar : Es utilizar nuestra creatividad en la búsqueda de soluciones y crear un sistema que facilite nuestro día a día. Para ello planificaremos nuestras acciones disponiendo de todos los medios y recursos disponibles. Va mucho más allá de guardar las cosas en su sitio, se trata de hacer que ordenar sea fluido y que la búsqueda sea eficaz ¿Cómo? Observando por ejemplo cual es la ubicación natural que damos inconscientemente a cada objeto y diseñar un sistema en base a la inercia propia del lugar, te doy un ejemplo real: Si en tu casa hay una tendencia de dejar los zapatos tirados en una zona, puedes pelearte con toda tu familia o puedes poner un cesto de mimbre o un mueble zapatero en esta zona, y se verá ordenadita sin ningún esfuerzo. ¿lo pillas?

  • Organizar debe ser un proceso intuitivo.
  • Organizar es aplicar el sentido común con imaginación.
  • Cuando logras ser organizado es más fácil mantener el orden.

Si logras ser una chica organizada podrás gestionar eficazmente tu casa, tus documentos, tus finanzas, tu agenda, tu trabajo, en definitiva, todas las áreas de tu vida.

  La organización es un elemento fundamental si queremos que nuestra vida funcione. No es propiedad exclusiva de los despachos ni del mundo empresarial y puede marcar toda la diferencia en tu vida personal.

Si habéis leído sobre mi, os habéis dado cuenta que mi vida no es un mar en calma, soy separada, tengo dos hijos, un gato, un hámster, trabajo a jornada completa, estoy estudiando una carrera a distancia y tengo un blog. Además práctico deporte a diario y he vuelto a estudia inglés y un poquito de francés. Todavía quería hacer más cosas pero tuve que hacer una lista de prioridades. (Tengo que confesar con la lagrimilla que a veces todo no puede ser.) Pero en fin…

Foto blog vida organizada

Ser más organizada

Ejecutar una vida así sin un planeamiento sería imposible. Cuando decidí que quería volver a estudiar, vi que era complicado compaginar tantas cosas, estaba claro que no podía perder mi tiempo ordenando y tampoco sería productiva en medio al desorden, entonces empecé a leer mucho sobre el tema en diferentes blogs y libros, me volví una fan de los temas de organización, me gusta probar diferentes técnicas, me equivoqué en muchas, aprendí de otras y sigo aprendiendo. Me hace ilusión compartir esa parte de mi mundo con vosotras. ¿Qué se necesita para ser organizada? ¡Lo más importante es dejarse de excusas y empezar ya? Cada día un poco. La excusa principal es: No tengo tiempo para organizar mi tiempo. De eso se trata, aprender a priorizar, planificar y aprender a separar el día en pequeñas porciones para aprovecharlo mejor.

No existe una fórmula universal que funcione a todos por igual, pero os pondré en contacto con distintas técnicas que os serán de ayuda.

Aquí en el blog queda inaugurada a partir de hoy una sección especial para este tema, la sección vida organizada  ¡La organización es una herramienta esencial para gestionar tu vida de forma inteligente! Recomiendo que lean los posts: 15 Razones para ser más organizada. Por dónde empezar para ser más organizada. ¡Nos vemos pronto por aquí! ¡Un beso inmenso!!